Oryginalny tekst został opublikowany na blogu growthadvisors.pl.
Zespół to nie tylko zbiór jednostek – zachodzące pomiędzy nimi interakcje rządzą się swoimi prawami. Nazywamy to procesem grupowym. To pojęcie obejmuje wzajemne interakcje, komunikację i działania, które mimo, że zachodzą między dwiema osobami, wpływają na cały zespół. Jeśli o niego umiejętnie zadbamy, proces grupowy umożliwia osiąganie efektywności i wzrostu zespołu jako całości.
Proces grupowy jest kluczowy, ponieważ wpływa na sposób, w jaki zespół współpracuje, podejmuje decyzje, rozwiązuje konflikty i osiąga cele. Składa się z następujących elementów:
- Komunikacja – wymiana informacji między członkami zespołu, która pozwala na koordynowanie działań i rozwiązywanie problemów.
- Role i odpowiedzialności – w każdej grupie członkowie przyjmują określone role, które wpływają na sposób pracy i interakcje w zespole.
- Relacje interpersonalne – interakcje między członkami grupy, które mogą sprzyjać budowaniu zaufania lub prowadzić do napięć i konfliktów.
- Normy grupowe – wspólne zasady i wartości, które określają, jak członkowie zespołu powinni się zachowywać i współpracować.
- Kultura grupowa – zespół tworzy unikalną kulturę, czyli zbiór niepisanych reguł i zwyczajów, które wpływają na sposób pracy i relacje w zespole.
Wszystkie te elementy formują się i rozwijają się w czasie, w miarę jak grupa zdobywa doświadczenie, rozwiązuje problemy i osiąga cele. Zachowanie zespołu ewoluuje, przechodząc przez różne etapy, od początkowego formowania grupy, przez burze i konflikty, aż do dojrzałości i efektywnej współpracy.
Jak wyglądają etapy dojrzałości zespołu i jak lider może w nich pomóc?
Każdy nowo powstały zespół przechodzi przez konkretne fazy:
1. Zależność
Początkowa faza funkcjonowania zespołu, gdy jego członkowie jeszcze się nie znają i starają się znaleźć swoje miejsce w grupie. Zespół nie ma jeszcze pełnej pewności co do tego, jak współpracować i jak rozwiązywać problemy, a członkowie zespołu mogą obawiać się, jak ich działania będą oceniane przez innych (niskie poczucie bezpieczeństwa). Charakterystyczne jest wtedy duże skupienie na liderze i oczekiwanie jasnych wskazówek i wsparcia oraz niewielka ilość interakcji między członkami zespołu.
Rola lidera:
- Budowanie jasności: Lider powinien zapewnić jasno określoną strukturę i cele, aby zespół mógł poczuć się bezpiecznie. Powinien udzielać jasnych instrukcji i wyjaśniać zadania.
- Otwarta komunikacja: Lider w tej fazie musi starać się budować zaufanie i poczucie komfortu w zespole, dając przestrzeń na wyrażenie swoich obaw.
Przydzielanie zadań: Lider powinien pomóc w określeniu ról w zespole i w rozdzieleniu odpowiedzialności, aby członkowie zespołu wiedzieli, co mają robić.
2. Różnicowanie
Druga faza rozwoju zespołu, w której jego członkowie zaczynają się już czuć na tyle pewnie, że wyrażają swoje podejścia i perspektywy. Często dochodzi do pierwszych konfliktów i tarć, ponieważ pojawiają się różnice w stylach pracy, oczekiwaniach czy celach. Może wystąpić rywalizacja o dominację, rolę lidera i różne zadania w grupie. Członkowie grupy próbują ustalić, kto będzie miał jaką rolę i jakie podejście do rozwiązania problemu będzie najlepsze. Charakterystyczne dla tej fazy jest podważanie opinii i ustaleń oraz kwestionowanie roli lidera.
Rola lidera:
- Budowanie przestrzeni do komunikacji: Lider powinien stwarzać przestrzeń do wyrażania różnic i opinii w sposób konstruktywny, ale też uwzględniający wszystkich członków zespołu i dający każdemu przestrzeń do wypowiedzi.
- Zarządzanie konfliktami: Lider musi umiejętnie moderować konflikty, starając się, aby były one okazją do rozwoju, a nie destrukcji. Warto ustalić zasady podejmowania decyzji (dla jednych procesów mogą być konsensualne, dla innych autorytarne) i je klarownie komunikować. Należy też podkreślić punkty wspólne I wypracowany konsensus.
- Cierpliwość: Ta faza jest wymagająca dla członków zespołu i lidera. Modelując opanowanie i ciekawość innych opinii, lider pomoże zespołowi łatwiej przez nią przejść.
3. Kryzys odpowiedzialności
W tej fazie zespół staje przed wyzwaniem przejęcia pełnej odpowiedzialności za swoje zadania i wyniki. Konflikty z poprzedniego etapu zaczynają być rozwiązywane, a członkowie zespołu muszą znaleźć sposób, aby wspólnie działać na rzecz osiągania celów. Faza ta może być trudna, ponieważ wymaga od członków zespołu przyjęcia odpowiedzialności za swoje role, decyzje i działania. Charakterystyczne dla tej fazy są zarówno obawy jak i pierwsze autonomiczne decyzje. Pojawiają się też normy, wypracowywane przez członków zespołu, a nie tylko samego lidera
Rola lidera:
- Podejście coachingowe: Koniec z wskazywaniem palcem zadań – lider powinien pełnić rolę coacha, budując osobistą odpowiedzialność zespołu. Warto posiłkować się tu mocnymi pytaniami, proszeniem członka zespołu o rekomendacje I oddawaniem przestrzeni do działania.
- Dawanie przestrzeni: Lider może pozwolić członkom zespołu na samodzielność i podejmowanie decyzji (łącznie z samodzielnym wyznaczaniem obowiązków), jednocześnie nie zaniedbując ich nauki i rozwoju. Lider nie znika, ale zajmuje miejsce z tyłu pojazdu, oddając kierownicę członkom zespołu. Powinien dać im też przestrzeń do samodzielnego ustalania norm współpracy.
- Stworzenie bezpiecznej przestrzeni do eksperymentowania: Lider powinien stworzyć atmosferę, w której członkowie zespołu nie boją się ponosić konsekwencji błędów, ale traktują je jako okazję do nauki.
4. Moc zespołu
W ostatnim etapie zespół osiąga pełną dojrzałość i funkcjonuje jako spójna, wysoko efektywna jednostka. Zespół ma pełną kontrolę nad swoimi działaniami,a jego członkowie są odpowiedzialni, a współpraca jest płynna i skuteczna. Zespół potrafi radzić sobie z wyzwaniami i nieprzewidywalnymi sytuacjami, a decyzje podejmowane są w sposób zorganizowany i przemyślany. Charakterystyczne jest skoncentrowanie członków grupy na wspólnym celu i interakcje głównie ukierunkowane na efektywność.
Rola lidera:
- Delegowanie odpowiedzialności: Lider może lepiej delegować zadania i odpowiedzialność, pozwalając członkom zespołu na autonomię. Rolą lidera jest wtedy wyznaczanie strategicznego kierunku.
- Ambitne cele: Lider powinien motywować zespół do dalszego rozwoju, stawiając przed nimi nowe wyzwania.
- Utrzymywanie atmosfery innowacyjności: Lider powinien stwarzać warunki do kreatywnego myślenia i innowacyjności, by zespół nie stracił swojej dynamiki.
Dlaczego lider powinien świadomie wykorzystywać proces grupowy?
Łatwiejsze radzenie sobie z kryzysami
Lider, który rozumie, przez jakie fazy przechodzi zespół (np. formowanie, burzenie, normowanie, wykonywanie), może odpowiednio reagować na wyzwania, jakie pojawią się w trakcie tych etapów. Na przykład, w fazie burzenia lider może pomóc zarządzać konfliktami, które mogą pojawić się w wyniku różnic w opinii i podejściu do pracy.
Szybsza integracja grupy i budowanie zaufania
Monitorując proces grupowy, można aktywnie wspierać integrację członków zespołu, pomagając im lepiej się zrozumieć i efektywnie współpracować. Lider, który rozumie interakcje w zespole, potrafi stworzyć atmosferę, w której jego członkowie będą czuć się komfortowo i będą bardziej skłonni do aktywnego angażowania się w pracę.
Szybsze decyzje i prostsza komunikacja
Lider, który zna dynamikę grupową, wie, jak wspierać otwartą, przejrzystą komunikację, co jest niezbędne do efektywnego podejmowania decyzji. Dzięki temu zespół może szybciej identyfikować problemy i efektywnie je rozwiązywać.
Dopasowanie ról i rozwój
Zrozumienie, jak poszczególni członkowie grupy funkcjonują w ramach procesu grupowego, pozwala liderowi na odpowiednie przydzielanie ról, uwzględniając indywidualne talenty, umiejętności oraz preferencje. To nie tylko wpływa na efektywność zespołu, ale także na satysfakcję z pracy. Rozumiejąc zasady procesu grupowego, lider umie dopasować narzędzia rozwojowe (od instruktażu po coaching) i utrzymać wysoką motywację w zespole.
Podsumowanie – wykorzystaj proces grupowy by osiągać zespołowe cele
Odpowiednie działanie w różnych etapach dojrzałości zespołu nie jest proste, dlatego przygotowaliśmy praktyczne szkolenia dla liderów, które uczą systemowego spojrzenia i dbania o zespół jako całość. Zachęcamy do tego, by dojrzały lider nie widział tylko „pojedynczych drzew” ale też „cały las” – zespół i wyniki odpłacą mu to systemowe podejście z nawiązką.